Accompagner des structures à déployer et à améliorer leur système qualité est de prime abord un challenge mais pour EQUIEM, c’est avant tout une question de satisfaction à voir nos clients s’approprier leur système et en faire un véritable socle de performance durable.

Mais il faut bien reconnaître que le chemin est parfois difficile, voire douloureux pour certains…et en particulier les responsables qualité (ou responsables QHSE). Au lieu d’orchestrer le système de management pour en garantir l’efficacité, on les voit souvent courir dans tous les sens, à faire ce que la direction et les responsables de processus sont sensés produire.

La liste est longue de ces responsables QHSE épuisés, parfois au bord de la dépression ou proche d’un burn-out, qui souffrent véritablement dans leur fonction.

La perte d’efficacité

Cette liste s’est allongée récemment au cours d’une formation que nous avons animée sur l’optimisation des revues de direction et destinée à des responsables qualité. Nous leur avons posé une question somme toute simple : « Pensez-vous être efficace à 100% ? ». La réponse a été quasi unanime : « Non, je vois bien comment je suis le soir : épuisé et sans la satisfaction d’avoir bien fait mon boulot ».

Un tour de table fait remonter quelques situations, nous n’en donnons ici que quelques-unes : le problème des réunionites aiguës, l’absence de prise de décision, le manque d’implication ou d’engagement des collègues, la rétention d’information par certains, les comportements agressifs ou désobligeants.

On identifie bien la charge à la fois opérationnelle mais aussi émotionnelles derrière toutes ces problématiques qui sont malheureusement le quotidien de beaucoup de managers.

Au final, nous retrouvons des professionnels épuisés pour un résultat peu efficace.

 

Pour aider les participants à y voir plus clair, nous leur avons présenté un outil de diagnostic assez simple d’utilisation : la déperdition d’énergie. Créé par Olivier Devillard coach professionnel, le diagnostic se focalise sur 3 types d’énergie qui ne sont pas mises au service de l’organisme et qui sont donc perdues :

• L’énergie en sommeil : tout ce qui n’est pas exploité au bénéfice de l’organisme : des compétences (sous-employer une personne, ne pas lui permettre de libérer son potentiel, fonctionner en silo), des idées (n’avoir qu’une communication descendante, dévaloriser certaines fonctions internes, sans parler d’attitudes méprisantes).
• L’énergie de protection : tout ce que l’on dépense pour garder la tête hors de l’eau face à une charge trop importante de travail, face aux conflits internes ou à la mauvaise ambiance de travail. Il n’est pas rare que cette énergie de protection amène certains à se désengager de leur travail.
• L’énergie de réparation : tout ce qui est dépensé pour traiter les problèmes, les dysfonctionnements, les incohérences et imprécisions (souvent appliquées aux prises de décision), les vides (manque de vision ou de stratégie).

Colmater les fuites

Partez du principe que votre niveau d’énergie « naturelle » est de 100%. Appliquez l’outil de diagnostic : pour chacun des 3 niveaux de déperdition d’énergie, combien de pourcentage d’énergie y laissez-vous ? Comptabilisez ces énergies perdues et soustrayez leu somme aux 100% de départ : alors, combien d’énergie utile vous reste-t-il pour réaliser nos tâches ?

Si vous estimez qu’au final, vous en avez suffisamment pour faire correctement et sereinement votre travail, c’est excellent, nous sommes ravis pour vous !

Si par contre vous n’aimez pas le gâchis, repérez le niveau où vous avez le plus de déperdition d’énergie et traitez cela comme un problème, c’est-à-dire avec un plan d’actions en face et tenez-vous y ! On ne peut pas regagner en énergie sans efforts.

N’oublions pas qu’il s’agit en définitif de l’efficacité d’un organisme : les efforts à produire sont en majorité liés au potentiel d’un travail collectif et, osons le dire, plus l’intelligence collective sera déployée au sein de la structure, plus la déperdition d’énergie individuelle et collective sera faible.

Si vous voulez en savoir plus sur l’intelligence collective, c’est par ici !

Partagez avec nous votre diagnostic : à combien d’énergie utile êtes-vous en ce moment ? Qu’avez-vous entrepris pour y remédier ?